La trasparenza del Sistema dinamico
Il ruolo del Sistema dinamico
Con una struttura organizzativa che punta alla centralizzazione degli acquisti, INAIL conosce a fondo gli strumenti di negoziazione telematica, utilizza abitualmente il Sistema dinamico di acquisizione per diverse tipologie di forniture - dai beni e servizi sanitari ai servizi di pulizia e ausiliariato - e sicuramente non teme le sfide.
“Tra gli strumenti messi a disposizione sul Portale Acquisti in Rete quello che presenta le maggiori novità e i maggiori vantaggi, è sicuramente il Sistema dinamico di acquisizione, in quanto ci consente di avviare procedure di gara con una selezione di operatori economici già prequalificati e soprattutto ha il vantaggio di essere interamente telematico e consentire la dematerializzazione della documentazione.” Ciro Danieli, responsabile della Direzione centrale acquisti di INAIL, è fermamente convinto del valore del Sistema dinamico che “favorisce una maggiore trasparenza in tutte le fasi di gestione della procedura, dai lavori di commissione, alle sedute pubbliche, dall’apertura delle buste alle comunicazioni con i concorrenti”.
INAIL ha recentemente aggiudicato - “senza neanche un ricorso” sottolinea con soddisfazione Danieli – un appalto specifico con valore della base d’asta di circa 70 milioni di euro, articolato in ben 17 lotti territoriali, sui servizi di pulizia e ausiliariato. “Siamo in fase di stipula dei contratti. La gara ha avuto un esito molto positivo e non abbiamo mai avuto alcun problema nel suo svolgimento e nel funzionamento della piattaforma.”
I servizi di pulizia non sono stati l’unico caso di utilizzo del Sistema dinamico da parte di INAIL che ne ha fatto ampio uso anche per la fornitura di ausili per disabili (montascale, letti ortopedici e traverse) e che sta preparando la pubblicazione di nuovi appalti specifici sui servizi in ambito sanitario.
“Lo SDAPA è uno strumento molto utile” continua il responsabile della Direzione centrale acquisti, “l’esperienza fatta sui servizi di pulizia è stata estremamente positiva e sono tante le Amministrazioni che ci hanno chiesto informazioni per procedere in modo analogo”. “Quando, alla fine del 2017, abbiamo iniziato a predisporre una gara così vasta, su tutto il territorio nazionale, la stessa Consip ci ha fornito un supporto determinante. La fase d’inserimento delle informazioni dei lotti è stata lunga ma ne è valsa la pena, è stato un successo”. “Ritengo, infatti - continua Ciro Danieli – che la gestione telematica eviti buona parte dei contenziosi perché favorisce la trasparenza e tutte le attività della stazione appaltante sono tracciate e verificabili sulla piattaforma. Abbiamo avuto richieste di accesso agli atti molto limitate e zero ricorsi. Per una stazione appaltante questo è un grande risultato, nonché un ottimo indicatore di performance.”
Il MePA e le Convenzioni
Per i propri approvvigionamenti INAIL utilizza anche gli altri strumenti di Acquisti in rete: il Mercato Elettronico della P.A. per gli acquisti sotto soglia, le Convenzioni e gli Accordi quadro, in particolare quello per la gestione delle trasferte di lavoro. “Il Mercato Elettronico si è evoluto moltissimo e abbiamo molto apprezzato l’inserimento dei bandi per la manutenzione degli impianti e la possibilità di appaltare lavori di manutenzione. Sono elementi indispensabili per la nostra Amministrazione, visto l’elevato numero di immobili da gestire e la necessità di individuare in maniera rapida il contraente per gli interventi di manutenzione ordinaria più urgente.”
“Sul MePA utilizziamo soprattutto le Richieste di offerta (RDO) al prezzo più basso, allegando i nostri capitolati tecnici, oppure quelle all’offerta economicamente più vantaggiosa inserendo criteri tabellari oggettivi con valutazione automatica dei punteggi, cosa che ci garantisce l’ulteriore vantaggio di limitare al massimo i lavori di commissione.” “Ormai – prosegue il dott. Danieli - le RDO costituiscono gli strumenti più utilizzati per lo svolgimento delle procedure negoziate di valore inferiore alla soglia europea in quanto garantiscono la possibilità di osservare le stesse regole che disciplinano le procedure a evidenza pubblica. Come stazione appaltante centralizzata, il numero delle procedure svolte tramite RDO si sta gradualmente riducendo, per effetto dell’accorpamento delle esigenze di più regioni, che dà luogo a procedure che superano facilmente la soglia comunitaria. In questi casi utilizziamo strumenti diversi come il Sistema dinamico o le Convenzioni.”
Sul fronte delle Convenzioni, infatti, la Direzione centrale acquisti utilizza in maniera intensiva le iniziative per le forniture, come quelle dei buoni pasto, del noleggio di fotocopiatrici, dei carburanti, ma soprattutto quelle per l’energia elettrica e il gas. “Come stazione appaltante unica per tutti gli uffici territoriali dell’INAIL, abbiamo molto apprezzato l’opportunità di accedere al lotto nazionale per la fornitura di energia elettrica e auspichiamo che questa soluzione sia estesa anche al gas naturale.” “Il lotto nazionale favorisce tutte quelle Amministrazioni con uffici dislocati sul territorio nazionale che possono così avere un unico operatore economico come interlocutore, passando, nel nostro caso, da una media attuale di circa 5.000 fatture l’anno – una per ogni POD – a un’unica fattura.”
Dal punto di vista organizzativo, spiega Danieli, “INAIL ha accentrato in tre stazioni appaltanti la maggior parte dei propri acquisti: la Direzione centrale acquisti per tutti gli approvvigionamenti di forniture e servizi non IT, una direzione per gli acquisti IT e una terza per l’affidamento di lavori. La gestione dei contratti è demandata, invece, alle direzioni regionali che seguono anche gli affidamenti sotto soglia europea, prevalentemente inferiori a 40.000 euro”. “È proprio in virtù di questo modello centralizzato che sono particolarmente apprezzate le iniziative che favoriscono la gestione degli acquisti delle Amministrazioni nei diversi contesti organizzativi, facilitando anche la fase di gestione dei contratti e di pagamento delle fatture.”
Le prossime sfide
Il lavoro della Direzione centrale acquisti non termina qui. Per dare continuità ai servizi di facility management in essere - oltre all’appalto specifico per le pulizie aggiudicato sul Sistema dinamico - INAIL ha messo a punto, e recentemente pubblicato, una gara in 24 lotti per l’affidamento dei servizi di conduzione e manutenzione degli impianti tecnologici e delle componenti edili dei propri immobili. “Si tratta di una gara importante, un unicum nel suo genere – sottolinea Danieli – perché unisce una componente di servizi e una di lavori e, proprio per questa sua complessità, abbiamo deciso di gestirla attraverso la piattaforma ASP del Ministero dell’Economia e delle Finanze, che abbiamo già avuto modo di apprezzare con altre gare. È una sfida, ma siamo fiduciosi sui risultati.”
“Crediamo - conclude così il responsabile della Direzione centrale acquisti - che per il futuro la strada da seguire sia tracciata e che la stretta collaborazione tra Consip e le stazioni appaltanti consentirà la definizione di strumenti e iniziative sempre più in linea con le esigenze di razionalizzazione degli acquisti.“