Soddisfazioni che spingono ad andare avanti

L’ASPAL - Agenzia sarda per le politiche attive del lavoro - racconta la propria esperienza, sul Sistema dinamico di acquisizione e non solo. Quando motivazione e innovazione si uniscono in un percorso di miglioramento continuo.

Intervista a Maria Gesuina Demurtas, Responsabile del Servizio Sicurezza dei luoghi di lavoro, Forniture, Manutenzioni dei mobili e Immobili dell’ASPAL - Agenzia sarda per le politiche attive del lavoro

L’ASPAL - Agenzia sarda per le politiche attive del lavoro – è un ente giovane, nato il 1° luglio 2016 a seguito della riforma dei centri dell’impiego, con oltre 600 dipendenti e 40 sedi dislocate su tutto il territorio regionale. “La situazione di partenza del nuovo ente è stata piuttosto complessa” confessa la dottoressa Demurtas, responsabile del Servizio Sicurezza dei luoghi di lavoro, Forniture, Manutenzioni dei mobili e Immobili, “abbiamo ereditato tutte le competenze dei diversi centri provinciali per il lavoro e, dopo una fase un po’ critica di allineamento di tutti i contratti preesistenti, abbiamo avviato nuove procedure per stipulare contratti unici su tutto il territorio regionale.”

Le garanzie del Sistema dinamico di acquisizione

In questo momento di cambiamento radicale, è stata ancora più forte la spinta a utilizzare strumenti innovativi che potessero soddisfare le esigenze della nuova struttura. Ma non è stato un problema per chi, come la dottoressa Demurtas, proveniva da una ASL dove le gare telematiche erano all’ordine del giorno ed era pronto a cogliere la sfida.

E, infatti, in un brevissimo arco temporale, l’ASPAL ha avviato ben tre procedure sul Sistema dinamico di acquisizione: per il servizio di pulizie, per la fornitura in noleggio di personal computer e per il servizio di manutenzione degli impianti elettrici.

“Per le pulizie, dovevamo attivare in tempi rapidi il servizio per tutte le sedi dell’Agenzia, ciascuna con le proprie esigenze specifiche in termini di tipologia e frequenza delle prestazioni da eseguire. In mancanza di una Convenzione di Consip o della Centrale di committenza della Regione Sardegna, abbiamo preso in considerazione il Sistema dinamico che, con la sua struttura di schede tecniche, tabella di dettaglio immobili, etc., ha permesso di impostare un Appalto specifico rispondente alle necessità dei vari Servizi aziendali”.

Ma con quali risultati? “Qualità del servizio offerto, un’offerta economica conveniente con un ribasso superiore al 25% e, soprattutto, i vantaggi di una procedura di gara interamente elettronica.” La responsabile acquisti dell’ASPAL ci tiene particolarmente a quest’aspetto e sottolinea come sia stato uno degli elementi decisivi per la scelta del Sistema dinamico, uno strumento che “offre massima garanzia di trasparenza, concorrenza e parità di trattamento, attraverso la totale dematerializzazione della procedura e la condivisione di tutte le fasi con gli operatori economici partecipanti che, sulla piattaforma, visualizzano in tempo reale tutte le operazioni”.

Anche per i personal computer l’esperienza è stata positiva. I pc, presenti in Convenzione in quel periodo, non avevano caratteristiche tecniche idonee all’Agenzia che, oltretutto, aveva maggiori disponibilità di fondi per il noleggio rispetto all’acquisto. Si è, quindi, indirizzata verso il Sistema dinamico ICT approvvigionandosi, grazie a un Appalto specifico articolato in due lotti al prezzo più basso, di un servizio integrato, comprensivo di noleggio, installazione e assistenza per trenta mesi. “Anche in questo caso, le esigenze delle varie sedi erano disomogenee, ma siamo riusciti a rispettarle tutte, nonostante la procedura al minor prezzo. Basta definire bene le caratteristiche tecniche di prodotti e servizi.”

La terza esperienza dell’ASPAL sul Sistema dinamico ha riguardato, invece, la manutenzione degli impianti elettrici, necessaria per adeguare gli impianti delle sedi ereditate dall’Agenzia, quasi tutti obsoleti. “Grazie a un Appalto specifico - combinato ad alcune Richieste di offerte, pubblicate nell’ambito del Mercato Elettronico della P.A. per i lavori edili e per gli impianti elevatori – abbiamo sanato una situazione che non garantiva la sicurezza dei dipendenti e del pubblico dei centri dell’impiego.”

La dottoressa Demurtas è una grande sostenitrice del Sistema dinamico, e degli strumenti di negoziazione telematica in generale. “Abbiamo lavorato con grande entusiasmo, comprendendo come potessimo ottenere, per tutte e tre le procedure, servizi ritagliati sulle esigenze dell’Agenzia. Oltre a usufruire delle condizioni già inserite nei bandi istitutivi, abbiamo previsto nei capitolati tecnici condizioni particolari di fornitura che rispecchiavano le nostre esigenze e criteri di valutazione aggiuntivi e premianti rispetto a quelli base presenti, appunto, nel bando istitutivo”.

All’ASPAL hanno ben chiaro che da ottobre 2018 sarà obbligatorio l’utilizzo delle piattaforme telematiche e hanno preferito giocare d’anticipo, per evitare che gli operatori dell’ufficio acquisti si trovassero in difficoltà all’entrata in vigore della norma. “Come Agenzia siamo nati da poco e, per esperienza, per scelta e per vocazione, siamo nativi digitali. Sono sistemi che soddisfano i criteri di semplificazione, trasparenza, parità di trattamento, concorrenza, così come ci richiede anche il Piano anticorruzione aziendale e quello nazionale. È stata una bellissima sorpresa capire che i fornitori vedono in tempo reale quello che anche noi vediamo. Dalle sedute pubbliche alla pubblicazione dei verbali, c’è una partecipazione attiva delle imprese, che possono addirittura intercettare eventuali errori della stazione appaltante, evitando accessi agli atti e snellendo, quindi, i tempi della procedura e del pre-contenzioso.”

Nell’Agenzia la resistenza al cambiamento è stata davvero poca ed è stata sconfitta grazie alla formazione, tra cui quella on line organizzata sul Portale Acquisti in Rete, e all’entusiasmo della responsabile acquisti che con la sua energia ha contagiato tutti, rendendo trasparenti – ed è davvero il caso di dirlo – i vantaggi dello strumento.

Uno sguardo agli altri strumenti di acquisto

Inutile dire che l’ASPAL utilizza in maniera abituale il Mercato Elettronico della P.A., pubblicando Richieste di offerte aperte a tutte le imprese abilitate, anche nel caso di procedure di importo contenuto. “In questo modo risparmiamo tempo sulla selezione delle imprese e abbiamo risolto i problemi di sorteggio e di rotazione degli operatori”, sottolinea la Demurtas, “raggiungendo il duplice obiettivo di soddisfare i criteri di trasparenza e di rispettare la norma per quanto riguarda gli inviti, oltre a consentire la partecipazione alle piccole e medie imprese interessate”.

Proprio a fine anno, l’Agenzia ha portato a termine con successo una Richiesta di offerta per un pacchetto unico sui servizi di telefonia mobile, con apparati di ultima generazione e una tariffa flat comprensiva delle comunicazioni con l’estero, necessarie per i tanti progetti in corso in ambito europeo e non solo. Una RDO aggiudicata al prezzo più basso, ma perfettamente rispondente alle esigenze: “Anche in questo caso - non mi stanco di ripetere ai nostri operatori – la definizione del fabbisogno è il primo fattore importante per un buon acquisto” e su questo l’ASPAL si sta impegnando con corsi di formazione sia per gli addetti agli acquisti sia per i clienti interni all’Agenzia.

L’ASPAL ha intenzione, inoltre, di aderire all’Accordo quadro SPC Connettività - stipulato da Consip nell’ambito dell’attuazione dell’Agenda digitale italiana - avviando le procedure per l’attivazione di servizi e progetti a elevato contenuto d’innovazione e finalizzati al contenimento dei costi. La procedura non è ancora conclusa perché l’Agenzia, sempre attenta alla personalizzazione del servizio, sta valutando i progetti richiesti ai soggetti aggiudicatari dell’Accordo quadro per tener conto delle proprie esigenze specifiche.

Tra le attività significative di questo periodo, l’Agenzia ha previsto l’istallazione di defibrillatori semi automatici in tutte le proprie sedi, per diventare così “azienda cardio-protetta”. “I nostri Centri per l’impiego sono luoghi con particolare afflusso di pubblico e diventa, quindi, molto importante essere dotati di tali dispositivi medici, nella convinzione che il loro utilizzo possa ridurre il numero delle morti per arresto cardiocircolatorio”. “I luoghi cardio-protetti” continua la dottoressa Demurtas, “non fanno ancora parte della nostra cultura e le istituzioni giocano un ruolo determinante.” È così che, attraverso una procedura elettronica sul Portale Acquisti in rete, l’ASPAL si è dotata di defibrillatori, che sono stati installati nei Centri per l’Impiego. Nelle prossime settimane si svolgeranno i corsi di formazione per illustrarne il funzionamento in tutta sicurezza e assicurare così un pronto intervento sulle persone vittime di arresto cardiocircolatorio.

Un altro tema importante su cui l’ASPAL sta lavorando è quello dell’efficientamento energetico. L’Unione Europea è impegnata a ridurre le emissioni di CO2 di almeno il 40% entro il 2030 e, dal recepimento delle direttive europee e dall’attuazione della legislazione nazionale in materia, è nato un piano di efficientamento energetico degli edifici utilizzati dall’Agenzia. Concretamente, gli interventi dell’Agenzia saranno finalizzati all’ammodernamento degli impianti utilizzati per il riscaldamento e il condizionamento degli immobili, garantendo risultati in termini di risparmio energetico e di riduzione del costo sopportato dall’Amministrazione per l’energia, ovviamente nel rispetto di adeguate condizioni di comfort negli ambienti. “Cercheremo, inoltre, di favorire il ricorso a fonti rinnovabili e alla cogenerazione di energia e, al contempo, di ridurre le emissioni di anidride carbonica e di altri inquinanti in atmosfera. E, per fare ciò, utilizzeremo gli strumenti messi a disposizione sul Portale Acquisti in rete per l’accesso al Conto Termico del GSE.”

L’importanza della motivazione

La motivazione è un fattore fondamentale e si vede come chi crede davvero nell’utilizzo degli strumenti innovativi di acquisto riesca a contagiare tutti. “I nostri operatori, che non avevano mai visto il Sistema dinamico, si sono messi in gioco e hanno raccolto la sfida, riuscendo a concludere procedure complesse in tempi brevi. Ciò ha dato nuova carica per affrontare il futuro”. Un’ulteriore soddisfazione è giunta anche dalla certificazione della qualità del settore acquisti che l’ASPAL ha affrontato proprio in questi mesi, creando procedure e flow chart che prevedono, come parte integrante del processo di acquisto, l’utilizzo della piattaforma di e-procurement di Acquisti in rete. “Speriamo che la certificazione della qualità possa costituire una nuova fonte di motivazione interna per il miglioramento continuo. Dobbiamo sempre andare avanti, su questo non si discute. Siamo un’Amministrazione che cerca di rispettare le norme, utilizziamo i sistemi che le norme ci mettono a disposizione e andiamo avanti così, ben sapendo che abbiamo ancora da fare e possiamo ancora migliorare” conclude la responsabile degli acquisti dell’Agenzia. E noi siamo certi che all’ASPAL siano già un passo avanti.