Come sarà il nuovo sistema di e-procurement? Scopriamo in anticipo alcune novità

1. Registrazione e abilitazione utenza

Prima dell’estate il nuovo sistema di e-procurement sarà operativo per tutti gli utenti, Pubbliche Amministrazioni e imprese e, come prima cosa, è importante sapere che:

• tutte le utenze delle Pubbliche Amministrazioni resteranno immutate e saranno automaticamente attive sulla nuova piattaforma

• anche le utenze delle imprese resteranno immutate, ma

  • i fornitori aggiudicatari di Convenzioni e Accordi quadro continueranno a lavorare in continuità senza dover svolgere altre operazioni

  • gli operatori economici abilitati al Mercato Elettronico e al Sistema dinamico, per essere operativi, dovranno effettuare la pre-abilitazione al nuovo sistema, procedura già disponibile dal 24 gennaio scorso, che consente appunto di rimanere attivi e lavorare con le Pubbliche Amministrazioni sin dal primo giorno di operatività del nuovo sistema

Anche tutti gli utenti attualmente solo “registrati” saranno migrati sul nuovo sistema con le loro credenziali di accesso.

Stessa utenza quindi e stessa password e per i nuovi utenti, come in passato, accreditamento su Acquisti in rete in due passaggi: registrazione e successiva abilitazione.

In generale, entrambe le procedure sono state semplificate, raggruppando le informazioni in sezioni dedicate, accompagnate da testi informativi e immagini per una più facile comprensione. Inoltre, per i passaggi più complessi, l’acquisizione delle informazioni sarà guidata e la procedura potrà essere salvata e completata successivamente.

La fase della registrazione è molto snella e non richiede più la selezione dell’organizzazione di appartenenza, Pubblica Amministrazione o mondo imprenditoriale che sia. L’utente si registrerà come persona fisica e solo successivamente, in una eventuale fase di abilitazione, dichiarerà come vuole abilitarsi.

L’abilitazione

Nella fase di abilitazione come Pubblica Amministrazione, anche questa per i nuovi utenti, saranno proposti direttamente gli strumenti di acquisto – Convenzioni, Accordi quadro, Mercato Elettronico e Sistema dinamico – utilizzabili dalla propria tipologia di Amministrazione e, in caso di enti tenuti alla trasmissione degli ordini al Nodo Smistamento Ordini (NSO), una apposita sezione consentirà l’inserimento dei relativi dati.

Sempre durante l’abilitazione, l’utente potrà inserire dati di contatto specifici per il profilo che sta richiedendo, ad esempio una e-mail dedicata per l’ufficio di “Mario Rossi, Punto ordinante del Comune di Roma”.

Come operatore economico, dopo la registrazione dell’utente - che come già detto è solo della “persona fisica” e quindi non prevede nemmeno l’inserimento della Partita IVA o di altri codici dell’organizzazione di appartenenza – sarà possibile partecipare direttamente, come accade già oggi, alle gare per le Convenzioni o gli Accordi quadro o chiedere l’abilitazione ai mercati telematici con un’unica procedura, completamente rivista e semplificata, per Mercato Elettronico e Sistema dinamico di acquisizione.

Naturalmente tutti gli operatori economici che, già da oggi e fino al momento del go live, avranno effettuato la pre-abilitazione, non dovranno procedere a una nuova abilitazione per il MePA o il Sistema dinamico, ma si ritroveranno già attivi sul sistema, con l’utenza e la password in proprio possesso.

Nell’iter di abilitazione, che consentirà poi di negoziare con le Pubbliche Amministrazioni, è stata data particolare enfasi al dettaglio delle categorie di abilitazione, aumentate e maggiormente qualificate rispetto al passato per permettere una più precisa collocazione di una impresa nel mercato, favorendone così anche la successiva selezione da parte delle Stazioni appaltanti in fase di negoziazione.

Inoltre, un maggiore automatismo della fase di valutazione delle domande di abilitazione renderà più rapidi, rispetto al passato, i tempi di approvazione e, infine, le dichiarazioni rese in fase di abilitazione non avranno più una scadenza annuale, come previsto fino ad oggi, ma dovranno soltanto essere aggiornate in caso di variazioni, anche al fine di evitare contestazioni in relazione all’omissione o al ritardo nell’aggiornamento.

La gestione delle abilitazioni

Tutti gli utenti, semplicemente registrati o già abilitati, avranno a disposizione nel Cruscotto dell’Area personale una nuova sezione di gestione delle proprie abilitazioni per accedere a tutte le richieste e alle abilitazioni acquisite, che potranno fare riferimento a profili P.A. – come il Punto ordinante, il Punto istruttore o l’Operatore di verifica degli inadempimenti – o a profili impresa, ma anche a entrambi, come può accadere ad esempio ad una Università che fa acquisti come Pubblica Amministrazione ma offre anche servizi sul Mercato Elettronico della P.A..

Nell’area “Gestione abilitazioni” sarà possibile eseguire eventuali subentri, deleghe, cancellazioni, aggiungere nuovi profili, nominare Punti istruttori o richiedere di essere nominati tali al Punto ordinante di riferimento. Subentro e delega saranno, inoltre, previsti anche per gli Operatori di verifica degli inadempimenti.

Altra novità per le Amministrazioni sarà la possibilità, in caso di cancellazione di una utenza, di attribuire eventuali ordini o negoziazioni ancora non conclusi a un altro Punto ordinante del proprio ente, in modo da dare continuità alla gestione degli acquisti dell’Amministrazione.

Lato imprese, sarà presente la possibilità di nominare dei Collaboratori che aiutino il Legale Rappresentante – o i Legali rappresentati nel caso siano più di uno – nelle varie attività di gestione del catalogo, degli ordini e delle negoziazioni con le P.A..

Infine, sempre nella sezione Gestione abilitazioni, saranno riportate sia per le P.A. sia per gli operatori economici, le comunicazioni di sistema relative alle proprie abilitazioni, che comunque saranno disponibili, come oggi, anche nel Cruscotto.

Resta aggiornato, leggendo i prossimi articoli che anticipano le principali novità del sistema e consultando il mini sito dedicato al progetto di evoluzione di Acquisti in rete.