Il nuovo sistema di e-procurement: gli ordini da catalogo

Prima dell’estate il nuovo sistema di e-procurement sarà operativo per tutti gli utenti, Pubbliche Amministrazioni e imprese. Al momento è però già attiva per gli operatori economici - e lo sarà fino al 19 maggio 2022 - la procedura di pre-abilitazione ai nuovi bandi del Mercato Elettronico e del Sistema dinamico di acquisizione, primo passo nel percorso di evoluzione di Acquisti in rete.

Nel nuovo sistema rinnovato, anche se le tipologie di procedure di acquisto resteranno le stesse, le novità saranno molte, sia per gli ordini da catalogo sia per le negoziazioni. Vediamo come cambieranno gli ordini da catalogo.

Sull’attuale piattaforma esiste oggi una unica modalità per fare un ordine, che sia per l’acquisto da una Convenzione, da un Accordo quadro o dal catalogo del Mercato Elettronico della P.A., il cosiddetto “ordine diretto”. Con il go live del nuovo sistema sarà possibile articolare il processo di ordine in fasi successive tra loro correlate. L’iter completo, che non sarà però necessario per tutte le tipologie di acquisto, potrà prevedere le seguenti fasi:

1. Preliminare, per dare al fornitore dettagli sul servizio richiesto, ad esempio per i servizi di pulizia o quelli di gestione della sicurezza degli ambienti di lavoro, è utilizzato per gli acquisti complessi e si accompagna poi alla fase successiva della progettazione
2. Progettazione, insieme alla precedente, consente di costruire con il fornitore la proposta più adatta alle esigenze della P.A.
3. Pre-contratto, sempre nel caso di acquisti complessi, prevede la redazione di una bozza di contratto che il fornitore potrà accettare o rifiutare
4. Contratto, il momento della stipula vera e propria del contratto
5. Approvvigionamento, nel caso in cui nell’ambito del contratto siano previsti più momenti di consegna / erogazione del servizio, come ad esempio nel caso di stent ordinati e consegnati mensilmente
6. Atti modificativi, per far fronte ad eventuali esigenze di modifiche del contratto stipulato, in incremento o in decremento, o per aggiungere nuovi servizi, già previsti dall’iniziativa

Da questa impostazione deriva una grande semplificazione per l’utente che sarà guidato lungo un flusso previsto e personalizzato sulla specifica iniziativa di acquisto attraverso fasi sequenziali, ovviamente se necessarie per la tipologia di acquisto. Inoltre l’impiego di un singolo articolo in più fasi consentirà anche una razionalizzazione del catalogo e delle attività di gestione dell’operatore economico e una maggiore efficienza delle funzionalità di ricerca da parte degli utenti della P.A..

Il percorso in fasi sarà tipico delle iniziative complesse di Convenzione o Accordo quadro ma gli acquisti dal catalogo del Mercato Elettronico non avranno le fasi preliminare, progettazione, pre-contratto e approvvigionamenti mentre potranno avere atti modificativi. Quindi, come sull’attuale sistema, per il MePA la Pubblica Amministrazione procederà direttamente all’invio dell’ordine al fornitore che, con la sua accettazione, porterà alla stipula del contratto.

Un altro aspetto interessante è quello relativo alla gestione delle autorizzazioni. Infatti, nuove funzionalità consentiranno una più efficiente ripartizione dei ruoli sia all’interno della stessa organizzazione sia tra organizzazioni diverse.

Infine, la ridefinizione del documento pdf dell’ordine permetterà una più immediata fruibilità delle informazioni, anche di quelle necessarie all’evasione dell’ordine.

Per quanto riguarda poi gli enti del Servizio Sanitario Nazionale tenuti alla trasmissione dell’ordine al Nodo Smistamento Ordini (NSO), nel nuovo sistema di e-procurement la trasmissione dell’ordine avverrà automaticamente attraverso la piattaforma nel momento dell’invio al fornitore. I Punti Ordinanti del SSN saranno infatti automaticamente abilitati all’invio degli ordini a NSO attraverso la piattaforma di Acquisti in rete. La ricevuta di trasmissione dell’ordine NSO sarà poi scaricabile in una apposita sezione.

Resta aggiornato, leggendo i prossimi articoli che anticipano le principali novità del sistema e consultando il mini sito dedicato al progetto di evoluzione di Acquisti in rete, e se sei un operatore economico non aspettare e avvia la procedura di pre-abilitazione che ti consente di operare in continuità e trasferire tutti i dati della tua impresa. Una volta ottenuta l’approvazione della tua domanda potrai anche preparare il tuo catalogo per alcune tipologie di prodotti.