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Razionalizzare i servizi di stampa e copia

Per razionalizzare il parco apparecchiature di stampa e copia e ottimizzarne l’utilizzo anche grazie a un monitoraggio puntuale, le Amministrazioni hanno ora a disposizione la nuova Convenzione Servizi di Print & Copy Management 3 che prevede l’installazione di apparecchiature nuove e di tecnologia avanzata, in sostituzione dei parchi di proprietà esistenti.

I principali benefici dell’iniziativa sono di tipo:

  • strategico, in quanto garantisce efficacia e flessibilità nei processi di stampa, rinnovamento del parco tecnologico, esternalizzazione e centralizzazione della gestione completa, analisi puntuale del fabbisogno di stampa mediante attività di assessment, sopralluogo e progettazione
  • organizzativo, perché prevede la connessione in rete delle periferiche office, funzioni di riservatezza / sicurezza degli output di stampa, funzioni di finitura documenti avanzate, monitoraggio, reporting, profilazione personalizzata, formazione e costante revisione dei livelli di servizio
  • economico, grazie al controllo e la razionalizzazione dei costi, l’ottimizzazione delle periferiche office installate, l’eliminazione degli sprechi e lo stoccaggio dei consumabili
  • ambientale, in virtù della riduzione dei consumi energetici, la creazione di ambienti di stampa eco-sostenibili, l’implementazione di “Green Printing Policies”, la riduzione della carta e del materiale di consumo grazie ai controlli sugli output di stampa

La Convenzione ha una durata di 18 mesi, prorogabili per ulteriori 6 mesi, mentre i singoli contratti attuativi di noleggio potranno avere una durata di 36, 48 o 60 mesi. L’iniziativa è suddivisa in 4 lotti geografici, tutti disponibili:

  • Lotto 1 – Lazio: RTI Medilife S.p.A., Pioda Imaging S.r.l.
  • Lotto 2 - Nord (Lombardia, Liguria, Piemonte, Valle D’Aosta, Trentino Alto Adige, Veneto, Friuli Venezia Giulia, Emilia Romagna): Project Informatica S.r.l.
  • Lotto 3 - Centro (Toscana, Marche, Umbria, Abruzzo, Molise, Sardegna): T.T. Tecnosistemi S.p.A.
  • Lotto 4 – Sud (Campania, Puglia, Basilicata, Calabria, Sicilia): RTI Pioda Imaging S.r.l., Medilife S.p.A.

Per tutti i lotti, il servizio “Click & Save” comprende:

  • Servizi hardware: consegna, installazione, configurazione, assistenza tecnica on site, manutenzione ordinaria e straordinaria, fornitura materiale di consumo, attività di disinstallazione e conguaglio di fine contratto
  • Servizi software: profilazione utenza, click smartcard, green printing policy, assistenza e gestione da remoto, monitoraggio e reportistica TCO, lettura contatori automatica, digitalizzazione e archiviazione documenti, gestione fax online
  • Servizi Customer Care: call center, formazione agli utenti, governance del contratto, customer support, customer satisfaction

Il servizio comprende, inoltre, il Progetto preliminare ed esecuzione e cioè l’attività finalizzata all’analisi preliminare dei requisiti e dei fabbisogni dell’Amministrazione da parte del fornitore (comprensiva di Assessment e sopralluogo) o il Progetto esecutivo che rappresenta la proposta progettuale sulla base dell’Assessment già effettuato e fornito dalla P.A.. Nel caso a seguito del progetto l’Amministrazione decida di non procedere con l’ordinativo, dovrà riconoscere al fornitore un corrispettivo per gli oneri di progettazione.

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