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Velocizzare e snellire: l’opportunità del Sistema dinamico


Intervista al Colonnello Giuseppe Midili, Capo Ufficio Amministrazione del Comando dell’Aeronautica Militare di Roma

Il COMAER (Comando Aeronautica Militare Roma) si occupa a livello centrale degli acquisti di un insieme di strutture dell’Aeronautica militare. Come è nata l’opportunità di utilizzare il Sistema dinamico per l’acquisizione di derrate alimentari?

L’Ufficio Amministrazione del Comando dell’Aeronautica Militare di Roma si occupa di gestire gli acquisti per la sede di Palazzo Aeronautica e per il sedime di Vigna di Valle e l’aeroporto di Centocelle. A far data dal 1° aprile, nel contesto di una riorganizzazione generale in senso riduttivo delle stazioni appaltanti dell’Aeronautica Militare, altri enti dell’area laziale, tra i quali il 60° Stormo di Guidonia, saranno assoggettati al supporto logistico amministrativo dell’Ufficio Amministrazione. Si tratta di un progetto sperimentale, finalizzato all’accentramento della spesa dagli Enti periferici a un numero inferiore di centrali di committenza all’interno dell’Amministrazione, che dovrà portare ad avere solo tre o quattro stazioni appaltanti per tutta l’Aeronautica Militare. In tale contesto, è indispensabile utilizzare gli strumenti messi a disposizione da Consip come il Sistema dinamico o il Mercato Elettronico, che garantiscono flessibilità, velocità e ottenimento dei risultati, il tutto naturalmente in linea con quanto previsto dalla normativa.

In questo caso specifico, il nostro obiettivo era uniformare, per qualità e prezzi di acquisto, gli approvvigionamenti delle derrate alimentari di tutte le sedi gestite. L’utilizzo del Sistema dinamico di acquisizione è stato un test di prova, visto che, in futuro, avremo sicuramente necessità di fare un numero sempre maggiore di gare sopra soglia e saremo, quindi, costretti a ricorrere sempre meno all’uso del Mercato Elettronico della P.A..

Senza il Sistema dinamico, saremmo stati costretti a esperire una procedura aperta o ristretta tradizionale e non saremmo riusciti ad approvvigionare i prodotti necessari in meno di 260 giorni, senza considerare eventuali difficoltà nel corso della procedura. Invece, con il Sistema dinamico, abbiamo realizzato la possibilità di addivenire a conclusione della procedura con una tempistica vicina ai 60 giorni.

Un accorgimento adottato in un’ottica di massima trasparenza e partecipazione è stato quello di avvisare tutti i fornitori abituali iscritti agli elenchi aperti di fornitori prima della pubblicazione dell’Appalto specifico, in modo da dare loro il tempo di presentare la domanda di ammissione al Bando istitutivo del Sistema dinamico Derrate.

Molto tempo è stato impiegato in fase preparatoria per elaborare la composizione dei lotti a causa della presenza di alcune specifiche voci il cui valore commerciale poteva sbilanciare l’offerta economica rendendo l’offerta poco appetibile per gli accorrenti o svantaggiosa per l’Amministrazione.

La prossima esperienza sulle derrate sarà molto più agevole perché abbiamo già catalogato tutti i prodotti e abbiamo acquisito una sufficiente esperienza sulla gestione del sistema.


Come valutate il percorso svolto nell’ambito del Sistema dinamico rispetto a una gara tradizionale?

Considerando che, per le procedure sopra soglia, il Codice impone procedure connotate da particolari formalismi, siamo ben lieti di poter sfruttare il Sistema dinamico di acquisizione laddove ce ne sia la possibilità. L’utilizzo di questo strumento telematico ci risolve vari problemi sia per quanto riguarda le tempistiche sia per gli aspetti procedurali, fornendoci grandissimi vantaggi soprattutto nella classificazione delle ditte, già effettuata da Consip sulla base della capacità economica e tecnico/professionale. Utilizzando il Sistema dinamico, invitiamo tutte le imprese ammesse al Bando istitutivo di riferimento, per le quali, appunto, l’esame preliminare dei requisiti è già stato espletato (salvo comprova), e dobbiamo solamente valutare il contraente tramite l’offerta economicamente più vantaggiosa o al prezzo più basso. Tutto ciò si traduce naturalmente in un abbattimento dei tempi della procedura.

Un altro aspetto interessante è quello dell’abbattimento significativo degli oneri per le pubblicazioni preliminari, residuando in capo all’Amministrazione quello per le pubblicazioni post aggiudicazione.

Anche la comunicazione con i soggetti invitati all’Appalto specifico è molto più agevole rispetto a una gara tradizionale. Certamente anche per le procedure tradizionali l’utilizzo della posta elettronica certificata ha semplificato le comunicazioni con le ditte, ma col Sistema dinamico si interagisce direttamente tramite la piattaforma. Rispondendo a un chiarimento non devo più scrivere alle singole imprese ma è sufficiente inviare un’unica comunicazione con il testo a tutti gli invitati. E spesso le richieste di chiarimenti sono numerose. Alcune domande replicate sono oggi anticipate dalla risposta fornita a un altro operatore. Tutto ciò garantisce ancor di più la par condicio tra i soggetti invitati ed è molto utile anche per la comunicazione dell’aggiudicazione ai partecipanti.

Infine, voglio accennare anche alla gestione delle sedute pubbliche. Evitiamo alle imprese e a noi la seduta in presenza e il classico giro delle telefonate per sapere l’esito delle gare, che è possibile conoscere direttamente a sistema, in real time. Efficace, in tal senso è la notifica con una comunicazione inoltrata attraverso la piattaforma, dell’apertura della seduta pubblica.

Ho usato il Sistema dinamico per la prima volta e devo essere sincero: il giudizio rispetto a una gara tradizionale è sicuramente positivo. Mi piacerebbe pensare per il futuro a una maggiore sinergia tra Consip e la Pubblica Amministrazione, con l’obiettivo di ampliare il più possibile i prodotti e i servizi inseriti nel sistema, a beneficio della P.A. e di tutto il paese.


Il Comando dell’Aeronautica militare effettua già da molti anni i propri approvvigionamenti attraverso gli strumenti del Programma per la razionalizzazione degli acquisti, in particolare il Mercato Elettronico della P.A.. Ci vuole raccontare la vostra esperienza?

Effettivamente utilizziamo molto il Mercato Elettronico, davvero simile al Sistema dinamico di acquisizione, se non per gli importi negoziabili. Lo utilizziamo per vari ordini di motivi. Innanzitutto perché lo prevede la legge: la prima cosa è verificare se siano disponibili Convenzioni e la seconda è se sia possibile utilizzare il MePA. Solo in caso contrario è possibile procedere con strumenti di acquisto differenti.

Uno dei più grandi vantaggi del sistema istituito dal legislatore è l’accessibilità alle procedure da parte di tutte le ditte che la stazione appaltante trova direttamente sulla piattaforma di e-procurement. Nel caso del MePA, poi, noi utilizziamo le RDO aperte, invitando quindi tutte le imprese abilitate al bando di riferimento.

Proprio perché sono un grande utilizzatore e sostenitore del Mercato Elettronico, vorrei segnalare tre aree di miglioramento che mi piacerebbe veder concretizzate in futuro. Una di queste è la possibilità di rinegoziare i valori economici o esecutivi dell’offerta con il migliore offerente dopo che questa sia stata formalizzata. Si avverte questa necessità nel caso di richiesta di ulteriore sconto o di espungere dall’offerta talune prestazioni opzionali delle quali, in ragione del prezzo finale offerto, l’Amministrazione decida di non valersi.

Un’altra difficoltà è quella relativa all’organizzazione delle categorie merceologiche e delle relative abilitazioni delle imprese. Talvolta può essere difficile consentire l’accesso di tutti i potenziali accorrenti a una RdO sulla base dei prodotti selezionati nel paniere sul quale si organizza la Richiesta.

Infine, riscontriamo a volte una scarsa conoscenza della piattaforma di e-procurement da parte delle ditte. Siamo a conoscenza dei numerosi corsi di formazione e di tutti gli strumenti di supporto messi a disposizione degli utenti ma, purtroppo, sono ancora molte le aziende che non sanno come accreditarsi e come procedere.

Come Ufficio Amministrazione, siamo fortunati perché abbiamo sempre avuto il supporto di Consip, soprattutto per l’utilizzo del Sistema dinamico, e perché abbiamo del personale interno che, nel tempo, è diventato molto esperto di procedure di e-procurement. Quello che abbiamo imparato in questi anni è che due cose sono fondamentali per arrivare a buoni risultati: la conoscenza del sistema e la redazione di capitolati ineccepibili. La presenza di aree grigie all’interno di un capitolato determina quasi certamente un contenzioso. Il mercato oggi è particolarmente sensibile alle opportunità di affari e, anche in gare di importi non significativi, possono partecipare più di cento ditte, cosa che ovviamente amplifica la possibilità di contenzioso e aumenta in ogni caso l’impegno richiesto per la gestione della procedura. Forse è per questo che molti utilizzano il Mercato Elettronico solo per importi al di sopra dei 40.000 euro, invitando almeno le cinque ditte previste dal codice; noi però abbiamo deciso di mettere in competizione gli operatori economici anche per acquisti di piccolo importo, anche per acquisti da cento euro, perché comunque lo troviamo vantaggioso e corretto.


Avete in programma di utilizzare ulteriori iniziative del Sistema dinamico oltre a quella delle derrate alimentari?

Abbiamo avuto un’esperienza assolutamente positiva e stiamo vagliando la possibilità di utilizzarlo per l’acquisizione di apparecchiature elettromedicali e dei servizi connessi per il Servizio di sanità dell’Aeronautica.

All’interno dell’Istituto medico legale, abbiamo, infatti, un Servizio che svolge tutte le visite mediche al personale aeronavigante, al personale militare e a tutti i partecipanti ai nostri concorsi. Presso l’Istituto opera un laboratorio di analisi dotato di numerose attrezzature elettromedicali. Per queste è avvertita fortemente l’esigenza di razionalizzarne le procedure di acquisizione e di affidamento dei servizi di gestione (fornitura reagenti e manutenzioni). È per questo che, una volta ricevuto il capitolato da parte del Servizio di sanità, vorrei capire se sia possibile utilizzare il Bando istitutivo del Sistema dinamico per le Apparecchiature elettromedicali. L’obiettivo sarebbe quello di standardizzare apparecchiature e servizi, anche dal punto di vista del prezzo, ottenendo se possibile delle economie di scala.

Nel caso in cui non dovessimo riuscire a utilizzare il Sistema dinamico Apparecchiature elettromedicali per via del concetto di “global service” che vorremmo applicare, potremmo vagliare la possibilità di sperimentare la nuova piattaforma Consip per le gare in ASP (Application Service Provider), che ci consentirebbe, pur dovendo gestire direttamente l’intera procedura, di godere dei vantaggi di una gara completamente smaterializzata.

Un altro ambito sul quale vorremmo procedere attraverso il Sistema dinamico è quello delle pulizie, settore particolarmente delicato e connotato da specificità di natura amministrativo – contabile che rendono particolarmente impegnativo il percorso burocratico che porta all’aggiudicazione di un appalto. La prospettiva, nelle more della realizzazione di un appalto centralizzato per l’Amministrazione Difesa, sarebbe quella di un affidamento limitato nel tempo conseguente a una procedura sopra soglia in favore degli enti supportati da questo Ufficio Amministrazione.

Abbiamo queste idee perché vediamo Consip come un ausilio alla Pubblica Amministrazione e alla nostra attività: ci dà più garanzie, ci tutela e sicuramente ci consente di trovare un servizio migliore a prezzi competitivi.


Che consiglio dareste a un ente che voglia utilizzare per la prima volta il Sistema dinamico di acquisizione?

A mio avviso è fondamentale che i capitolati siano chiari e che si utilizzi un efficace strumento di programmazione degli acquisti. Come già detto, un capitolato chiaro mette al riparo da contenziosi e facilita la partecipazione delle imprese in tempi certi. La programmazione consente l’utilizzo degli strumenti messi a disposizione sul Portale Acquisti in rete, garantendo gli approvvigionamenti al proprio ente nei tempi richiesti, senza dover ricorrere a procedure di urgenza. Gli strumenti ci sono, basta usarli per tempo, saperli usare e, soprattutto, avere la volontà di usarli. Consip è nata per questo, per dare ausilio alla Pubblica Amministrazione, per velocizzare e snellire ottenendo naturalmente risultati adeguati.


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